Hướng dẫn sử dụng

VTransOps — nền tảng vận hành doanh nghiệp bán tự động

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

VTransOps có ba phân hệ: Điều phối vận tải, Quản lý kho và Kinh doanh. Bạn không phải dùng cả ba. Chỉ chạy xe thì làm năm bước ở phần A là đủ; bán hàng có kho thì làm thêm phần B và C. Mỗi phần đứng riêng được, và số liệu khai ở phần này tự chảy sang phần kia.

Trong mọi biểu mẫu, ô nào có dấu sao đỏ là ô bắt buộc — bỏ trống một ô là không lưu được. Việc cần vai Quản trị viên đều ghi rõ ở từng chỗ.

PHẦN A — ĐIỀU PHỐI VẬN TẢI

Lần đầu chưa quen thì cũng không sao. Làm lần lượt năm bước dưới đây, khoảng mười lăm phút là đợt điều phối đầu tiên của bạn chạy xong.

BƯỚC 1 — KHAI ĐỘI XE

Ở thanh bên trái, vào mục Quản lý xe rồi bấm Thêm xe. Mỗi xe điền:

• Biển số và tên xe cho dễ nhận.
• Hạng xe — chọn theo đúng chiếc xe ghi trên giấy đăng kiểm.
• Trọng tải đăng ký tính bằng kg và thể tích thùng tính bằng mét khối.
• Số km hiện tại và mốc km bảo trì.
• Ngày đăng kiểm và ngày hết hạn đăng kiểm.
• Toạ độ xe, tức nơi xe kết thúc ngày làm việc. Mở Google Maps trên điện thoại, bấm giữ vào bãi xe của bạn, hai số hiện ra chính là vĩ độ và kinh độ — chép sang hai ô này.

Trọng tải và thể tích khai sao thì kết quả ra vậy: khai sai là cả đợt điều phối sai theo. Đây là bước đáng làm chậm — làm kỹ một lần rồi dùng mãi.

Tài khoản miễn phí khai được 2 xe. Đội đông hơn thì liên hệ VTransOps trước khi ngồi khai, đỡ phải bỏ dở giữa chừng.

BƯỚC 2 — MỞ TÀI KHOẢN CHO TÀI XẾ

Vào mục Quản lý thành viên, thêm từng người bằng họ tên và số điện thoại. Xong mỗi người, màn hình hiện một mật khẩu và chỉ hiện một lần — chép lại trước khi đóng, rồi gửi cho tài xế.

Việc còn lại là của bạn: mở mục Liên kết xe, bấm Đồng ý cho từng yêu cầu. Chưa đồng ý thì tài xế chưa nhận được tuyến.

ỨNG DỤNG CHO TÀI XẾ — BẢN THỬ NGHIỆM

Ứng dụng VTransDriver hiện đang ở BẢN THỬ NGHIỆM, chưa phát hành trên CH Play. Tệp cài phải tải thẳng từ VTransOps, và Android sẽ chặn lại một lần vì nó không lấy từ chợ ứng dụng — đó là chuyện bình thường của mọi bản thử nghiệm, không phải máy hỏng.

Lấy đường tải: vào Cài đặt → mục Tài xế → khối "Ứng dụng cho tài xế", bấm nút chép đường dẫn rồi gửi cho tài xế qua Zalo.

Chưa từng cài tệp APK bao giờ thì đừng mò. Bấm nút Zalo ở góc màn hình để liên hệ VTransOps — chúng tôi hướng dẫn trực tiếp cho bạn và cho từng tài xế. Khi ứng dụng lên CH Play, đường dẫn này tự chuyển sang CH Play, tài xế không phải làm gì thêm.

BƯỚC 3 — ĐƯA ĐƠN VÀO

Vào mục Nạp đơn rồi chọn một trong ba cách:

• Tạo thủ công: điền địa chỉ và khối lượng cho từng đơn.
• Nạp từ Excel: dán cả bảng vào.
• Nạp từ Email: hòm thư công ty khai một lần trong Cài đặt, sau đó đơn khách gửi về nằm sẵn ở đây.

Nạp bằng Excel hoặc email thì mỗi đơn cần ghi sẵn ba ô Hàng hoá, Trọng lượng (kg) và Thể tích (m³). Thiếu ô nào thì đơn nằm lại ở mục Đơn chờ xét duyệt cho bạn bổ sung.

Cả ba đường đều dừng lại ở mục Đơn chờ xét duyệt. Soát xong, bấm Nạp đơn là đơn vào kho chờ giao.

Nếu bạn dùng phân hệ Kinh doanh thì còn đường thứ tư: phiếu giao nhận lập xong tự thành một đơn nháp ở đây, không phải gõ lại.

Mỗi đơn cần một địa chỉ đủ rõ. Địa chỉ mơ hồ thì sửa luôn lúc đó — đừng để dành.

BƯỚC 4 — CHẠY ĐIỀU PHỐI

Về màn hình Bản đồ & Lộ trình, chọn thẻ Tự động. Giỏ đợt điều phối mở ra.

Kéo những đơn muốn giao từ cột trái sang cột phải, đặt giờ khởi hành, rồi bấm Chạy điều phối.

Chờ từ vài giây tới vài phút. Xong, mỗi xe có một tuyến riêng: thứ tự điểm dừng và giờ dự kiến tới từng điểm.

LUẬT CẤM ĐƯỜNG, CẤM GIỜ — HIỆN ÁP CHO HÀ NỘI VÀ TP.HCM

Phần né đường cấm và giờ cấm xe tải hiện chỉ chạy cho xe đi vào địa bàn HÀ NỘI và TP.HỒ CHÍ MINH. Đây là hai nơi có quyết định cấm tải chi tiết nhất và cũng là nơi bị phạt nhiều nhất, nên VTransOps làm trước. Các tỉnh thành khác đang được cập nhật.

Chia tuyến và phân đơn cho xe vẫn chạy bình thường trên toàn quốc. Đi tỉnh vẫn dùng được trọn vẹn phần điều phối, chỉ là tuyến chưa tự né đường cấm và giờ cấm của tỉnh ấy.

⚠ ĐI TỈNH THÌ TÀI XẾ VẪN PHẢI TỰ XEM BIỂN BÁO. Tuyến VTransOps vẽ ra cho một chuyến đi tỉnh là tuyến ngắn và hợp lý, không phải tuyến đã lọc luật cấm tải địa phương. Đừng coi nó như một lời bảo đảm không bị phạt — kể cả ở Hà Nội và TP.HCM, vì quyết định cấm tải thay đổi và có hiệu lực ngay cả khi phần mềm chưa kịp cập nhật. Xem thêm mục Miễn trừ trách nhiệm.

BƯỚC 5 — DUYỆT VÀ ĐẨY TUYẾN

Xem từng tuyến trên bản đồ trước khi chốt. Chỗ nào bạn thấy không ổn thì sửa lại giỏ đơn rồi chạy lại.

Ưng rồi thì bấm Xác nhận & Bắt đầu. Điện thoại tài xế báo có tuyến mới, mở ứng dụng là thấy đường đi của mình.

Trong lúc chạy, vị trí xe hiện trên bản đồ của bạn, và giao xong điểm nào tài xế chụp ảnh chứng từ gửi về điểm ấy. Đến đây là trọn một đợt.

PHẦN B — QUẢN LÝ KHO

Kho không bắt buộc để chạy đợt điều phối đầu tiên. Nhưng nếu công ty bạn có kho thật cần theo dõi tồn, thì phần này dành cho bạn. Mở panel 📦 Quản lý kho ở thanh bên trái.

B1 — KHAI DANH MỤC MẶT HÀNG

Vào thẻ Mặt hàng, bấm Thêm. Mỗi mặt hàng gồm: mã, tên, khối lượng một đơn vị tính bằng kg, kích thước dài × rộng × cao tính bằng milimét (mm), đơn vị tính (thùng, bao, kiện, tấm), nhóm hàng, ngưỡng cảnh báo tồn và ghi chú.

Ô bắt buộc: mã, khối lượng và ba chiều kích thước.

Gõ kích thước xong là thấy ngay thể tích hệ sẽ dùng. Nhìn con số ấy một cái trước khi lưu. Đo bằng cen-ti-mét mà điền như milimét thì lộ ra ngay tại chỗ.

Chỗ hay sai: khối lượng phải là của một đơn vị, không phải cả lô.

Có nhiều mã cần đưa lên một lượt — ví dụ dời kho từ phần mềm khác sang — thì dùng đường nạp Excel ở phân hệ Kinh doanh, xem mục C1 bên dưới.

B2 — KHO, VỊ TRÍ, LÔ

• Thẻ Kho: khai các điểm kho của bạn; một kho là kho mặc định, nơi mọi phiếu rơi vào khi không chọn kho khác.
• Thẻ Vị trí: đặt tên kệ, ngăn rồi xếp hàng lên đó. Không xếp cũng được, hàng nằm ở bảng tồn chung của kho.
• Thẻ Lô / HSD: bật theo dõi lô hoặc serial cho mặt hàng nào cần. Bật rồi thì phiếu nhập phải khai lô.
• Thẻ Đánh số: chọn cách đánh số phiếu, chứng từ.

B3 — TỒN KHO CHỈ ĐỔI BẰNG PHIẾU

Tồn không sửa tay được. Muốn đổi thì lập phiếu ở khối Lập phiếu:

• Nhập kho: hàng về từ nhà cung cấp hoặc từ phiếu nhập hàng bên Kinh doanh. Phiếu chờ duyệt; người có quyền duyệt bấm Duyệt thì tồn mới tăng.
• Xuất kho: hàng ra khỏi kho.
• Chuyển kho: chuyển giữa hai kho của bạn.
• Kiểm kê: đếm thực tế rồi chỉnh tồn về đúng, lý do ghi lại trong sổ.

Mỗi phiếu để lại một dòng trong Sổ kho: ai làm, lúc nào, số trước và sau. Thẻ Nhật ký ghi cả việc sửa danh mục.

Đếm tồn kho chưa mở cho tài khoản miễn phí — vẫn dùng kho bình thường để khai mã và kích thước, chỉ không có phần đếm tồn. Cần mở thì liên hệ VTransOps.

B4 — SOẠN VÀ LẤY HÀNG

Phiếu giao nhận lập bên Kinh doanh hiện ở thẻ Soạn hàng của kho. Dựng phiếu soạn tự động hoặc chọn tay, in ra, người kho lấy hàng theo phiếu ở thẻ Lấy hàng. Hàng mua về theo đơn mua thì nhận ở thẻ Nhận hàng.

B5 — BÁO CÁO KHO

Nhóm Báo cáo có: Xuất nhập tồn, Đối chiếu tồn, Tuổi hàng, Phân loại ABC. Báo cáo nào cũng xuất được ra Excel.

PHẦN C — KINH DOANH VÀ SỔ SÁCH

Mở panel 💼 Kinh doanh ở thanh bên trái. Phân hệ này dùng chung danh mục hàng hoá với kho, nên khai một lần là cả hai bên thấy.

Lần đầu vào, Quản trị viên được mời đọc và ký một bản tuyên bố về số liệu tự khai. Ký một lần cho cả công ty.

C1 — HÀNG HOÁ, GIÁ VÀ NẠP EXCEL

Thẻ Hàng hoá là danh mục nhìn từ phía bán: mã, tên, đơn vị, giá nhập, giá bán, tồn tổng. Giá chỉ hiện ở đây và cho người có quyền xem giá; người kho không thấy giá.

Dời kho từ nơi khác lên thì làm theo thứ tự này (cần vai Quản trị viên):

• Bấm "Tải file mẫu" để lấy tệp Excel mẫu. Tệp có ba dòng ví dụ và một trang Hướng dẫn — xoá ba dòng ví dụ rồi gõ hàng thật vào, hoặc dán từ bảng cũ sang đúng cột.
• Cột bắt buộc: mã, khối lượng (kg), dài, rộng, cao (mm). Giá nhập, giá bán, ngưỡng cảnh báo, tồn đầu kỳ và ghi chú thì tuỳ.
• Cột Nhóm điền mã nhóm đã tạo ở kho, chưa tạo thì để trống.
• Bấm "Nhập Excel", chọn tệp. Hệ đọc và cho xem trước: bao nhiêu mã mới, bao nhiêu mã sửa, dòng nào lỗi. Sai một dòng thì không ghi gì cả — sửa tệp rồi nhập lại. Mỗi lượt tối đa 10.000 dòng, nhiều hơn thì chia tệp.
• Mã vừa nạp mang dấu "Chờ đồng bộ": đã dùng được cho báo giá, chưa hiện bên kho.
• Bấm "Đồng bộ kho" để chuyển tất cả mã đang chờ sang kho. Tồn đầu kỳ khai trong tệp được mở sổ ở kho mặc định đúng lúc này, một lần duy nhất.

Nạp lại cùng một tệp cho cùng kết quả, không nhân đôi. Mã đã có thì cập nhật mô tả và giá; tồn đầu kỳ chỉ nhận cho mã chưa từng có phiếu nào.

"Xuất Excel" ở đây cho ra danh mục kèm giá. Xuất từ bên kho thì không có giá.

C2 — DANH BẠ VÀ BẢNG GIÁ

• Thẻ Danh bạ: khách hàng, nhà cung cấp, và mã hàng riêng của từng khách nếu họ gọi hàng của bạn bằng mã khác.
• Thẻ Bảng giá: giá bán theo từng khách hoặc nhóm khách. Không có bảng giá riêng thì phiếu lấy giá bán ở danh mục.

C3 — TỪ BÁO GIÁ TỚI PHIẾU GIAO NHẬN

• Báo giá: chọn khách, chọn hàng, hệ điền giá. Khách đồng ý thì bấm Xuất bán, tờ báo giá thành phiếu giao nhận.
• Phiếu giao nhận: có chiết khấu, khuyến mại, thuế. Lập xong, phiếu tự xuống kho ở thẻ Soạn hàng và tự thành đơn nháp ở mục Đơn chờ xét duyệt của điều phối; hàng khách tự lấy thì đánh dấu không giao.
• Phiếu nhập hàng: chứng từ mua từ nhà cung cấp, kèm giá nhập. Lập xong, phiếu sang kho ở trạng thái chờ nhập; kho duyệt thì tồn tăng và giá nhập gần nhất tự cập nhật vào hàng hoá.
• Sổ phiếu: xem lại mọi phiếu soạn và phiếu giao nhận đã lập.

C4 — SỔ QUỸ VÀ CÔNG NỢ

• Sổ quỹ: ghi thu, chi theo ngày và khoản mục; khoá sổ theo kỳ để không ai sửa lùi. Khoản nộp thuế ghi ở đây để bảng tiền thuế biết bạn đã nộp bao nhiêu.
• Công nợ: phải thu của khách, phải trả nhà cung cấp, đối chiếu theo phiếu và theo lần thanh toán.

C5 — HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Thẻ Kết nối hoá đơn (nhóm Thiết lập): khai tài khoản nhà cung cấp hoá đơn điện tử mà công ty bạn đã ký hợp đồng, cùng mẫu số và ký hiệu. Khai một lần.
• Thẻ Chờ lập: phiếu giao nhận đã giao mà chưa có hoá đơn.
• Thẻ Hoá đơn: lập từ phiếu, xem lại, bấm Phát hành. Phát hành là gửi sang nhà cung cấp bằng chữ ký số của bạn — đã phát hành thì không sửa được, chỉ lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Thẻ Kho chứng từ (nhóm Lưu trữ): mọi chứng từ đã phát hành, tải về, nạp sao kê.

C6 — SỔ KẾ TOÁN

Bốn sổ nuôi số liệu cho tờ khai: Hoá đơn mua vào, Tài sản và khấu hao, Nhiên liệu theo km từng xe, Lương và bảo hiểm. Lương làm được theo chi nhánh.

C7 — TỜ KHAI, BÁO CÁO VÀ TIỀN THUẾ

• Thẻ Tờ khai & BCTC: chọn kỳ, hệ tự điền từ hoá đơn, sổ quỹ, lương và tài sản đã có; bạn sửa hoặc khai thêm; kết xuất tệp để nộp qua cổng của cơ quan thuế. Hệ tự kiểm nghiệp vụ trước khi kết xuất và báo chỗ lệch.
• Công ty nhiều chi nhánh: khai chi nhánh và cách nộp của từng chi nhánh trong hồ sơ thuế, hệ tách tờ theo chi nhánh và gom về trụ sở đúng kỳ.
• Thẻ Tiền thuế: bảng thuế thu nhập doanh nghiệp tự tính theo quý và luỹ kế năm, đã nộp bao nhiêu, còn phải nộp, hạn nộp tiền. Có đường dẫn tới cổng nộp thuế điện tử.
• Đầu panel có dòng nhắc hạn nộp. Hộ kinh doanh chỉ thấy những tờ của hộ kinh doanh.

Tờ khai điền sẵn là để bạn kiểm tra, không phải để nộp ngay. Xem lại từng số trước khi ký.

C8 — GIAO DIỆN PHIẾU

Thẻ Giao diện phiếu: logo, màu, tên gọi và cách đánh số chứng từ in trên báo giá, phiếu giao nhận, hoá đơn.

PHẦN D — PHÂN QUYỀN

Vào Quản lý thành viên, mở từng tài khoản và tích quyền theo ba nhóm: Điều phối, Kho, Kế toán. Vài ví dụ hay dùng:

• Thủ kho: nhóm Kho đầy đủ, không có quyền xem giá.
• Kế toán: nhóm Kế toán, thêm quyền xem kho để đối chiếu tồn.
• Điều phối viên: nhóm Điều phối, không có sổ quỹ và công nợ.

Quản trị viên luôn đủ mọi quyền và là người duy nhất được nạp danh mục hàng loạt, đồng bộ kho, ký điều khoản và ký tuyên bố tự khai.

NẾU CÓ CHỖ CHƯA THÔNG

• Không lưu được một chiếc xe hay một mặt hàng — còn ô nào có dấu sao đỏ đang bỏ trống, điền nốt là lưu được.
• Chạy điều phối mà một chiếc xe không được chọn — mở lại thẻ xe đó, điền nốt những ô còn trống.
• Một đơn không vào tuyến nào — xem lại địa chỉ và khối lượng của đơn ấy rồi chạy lại.
• Tài xế bảo đã chọn xe mà vẫn không thấy tuyến — mở mục Liên kết xe và duyệt yêu cầu của họ.
• Nhập Excel báo lỗi dòng — mở tệp đúng dòng ấy, sửa theo câu báo, nhập lại cả tệp.
• Mã hàng nạp rồi mà bên kho không thấy — bấm Đồng bộ kho ở thẻ Hàng hoá.
• Không thấy nút Nhập Excel hay Đồng bộ kho — bạn không ở vai Quản trị viên.
• Người kho không thấy giá — đúng như thiết kế; giá chỉ có ở phân hệ Kinh doanh cho người có quyền.
• Báo chạm hạn mức — mở Cài đặt, mục Hạn mức tài khoản, để xem hạn mức bạn đang dùng; cần nới thì liên hệ VTransOps.
• Tuyến trông vòng vèo — tuyến cho xe tải có khi dài hơn lối bạn quen đi. Cứ xem kỹ, thấy sai thật thì sửa lại rồi chạy lại.

CẦN GIÚP

Liên hệ VTransOps — bấm nút Zalo ở góc màn hình. Cứ hỏi, kể cả câu bạn nghĩ là đơn giản.